§ 1. Definicje i zakres polityki

1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych i stosowania plików cookies w serwisie https://hotelconrad.pl/ (dalej „Serwis”), w tym podczas korzystania z oferty hotelu, rezerwacji noclegów, formularzy kontaktowych, newslettera oraz sklepu internetowego Restauracji Smuga Cienia i Mazurskiej Cukierni opartego na WooCommerce.
2. Administratorem danych osobowych jest OŚRODEK ŻEGLARSTWA I TURYSTYKI WODNEJ CAMP-PISZ MAREK ŁACHACZ, Aleja Turystów 11, 12-200 Pisz, NIP 8490006438, REGON 790133640 (dalej „Administrator”).
3. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem recepcja@hotelconrad.pl, telefonicznie pod numerem +48 87 423 04 59 lub pisemnie pod adresem wskazanym powyżej.
4. „Użytkownik” oznacza osobę korzystającą z Serwisu, w tym gościa hotelowego, osobę wysyłającą zapytanie, subskrybenta newslettera lub klienta sklepu. „Dane osobowe” i „przetwarzanie” mają znaczenie określone w rozporządzeniu (UE) 2016/679 (RODO).
5. „Cookies” to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub z niego odczytywane podczas korzystania z Serwisu. Niektóre identyfikatory internetowe i dane techniczne mogą stanowić dane osobowe.
6. Administrator stosuje niniejszą Politykę do danych przetwarzanych przez siebie. Zewnętrzni operatorzy płatności lub systemów rezerwacyjnych mogą występować również jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z własnymi informacjami o prywatności.

 § 2. Inspektor ochrony danych

1. Zgodnie z dotychczasowymi informacjami opublikowanymi w Serwisie Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem na adres recepcja@hotelconrad.pl.
2. Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, udostępni jego aktualne dane kontaktowe w Serwisie.

§ 3. Rodzaje plików cookies

1. Serwis może wykorzystywać cookies niezbędne, służące m.in. bezpieczeństwu, utrzymaniu sesji, funkcjonowaniu koszyka, obsłudze zamówienia i zapamiętaniu ustawień prywatności.
2. Cookies funkcjonalne mogą zapamiętywać wybrane preferencje użytkownika, o ile takie rozwiązania są wykorzystywane w Serwisie.
3. Cookies analityczne i statystyczne mogą służyć analizie odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu, w tym za pomocą narzędzi takich jak Google Analytics, jeśli są one aktywne.
4. Cookies marketingowe mogą służyć pomiarowi skuteczności działań promocyjnych lub dopasowaniu komunikatów reklamowych, jeżeli Administrator korzysta z takich narzędzi.
5. Cookies mogą być sesyjne (zwykle wygasają po zamknięciu sesji) albo trwałe (pozostają do czasu wygaśnięcia lub usunięcia). Dokładne okresy i nazwy używanych plików powinny być dostępne w ustawieniach cookies Serwisu.
6. Pliki niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą działać bez odrębnej zgody w zakresie przewidzianym prawem. Pozostałe kategorie wymagające zgody są uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.

§ 4. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka przetwarzania danych, w szczególności kontrolę dostępu do systemów, zabezpieczenia kont, aktualizacje oprogramowania, ochronę transmisji danych i odpowiednie kopie zapasowe.
2. Serwis wykorzystuje szyfrowane połączenie HTTPS. Samo korzystanie z internetu nie eliminuje całkowicie zagrożeń, dlatego użytkownik powinien także chronić własne urządzenie i dane logowania.
3. Dane płatnicze potrzebne do autoryzacji transakcji są obsługiwane w środowisku właściwego operatora płatności. Administrator otrzymuje dane niezbędne do identyfikacji i rozliczenia płatności; nie jest celem Serwisu przechowywanie pełnych danych karty płatniczej.
4. Dostęp do danych uzyskują wyłącznie osoby i podmioty upoważnione lub uprawnione na podstawie prawa, stosownie do pełnionych zadań.

§ 5. Cele stosowania cookies

1. Zapewnienie prawidłowego działania strony, formularzy, koszyka WooCommerce, procesu zamawiania i mechanizmów bezpieczeństwa.
2. Zapamiętywanie ustawień prywatności i innych preferencji użytkownika.
3. Analiza statystyk korzystania ze strony i poprawa jej funkcjonalności — w przypadku cookies wymagających zgody, po jej udzieleniu.
4. Prowadzenie i ocena działań marketingowych, jeżeli odpowiednie narzędzia zostały uruchomione i uzyskano wymaganą zgodę.
5. Użytkownik może zmienić wybory dotyczące cookies za pomocą ustawień zgód udostępnionych w Serwisie (obsługiwanych przez narzędzie do zarządzania zgodami, takie jak CookieYes), a także w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

§ 6. Cele przetwarzania danych osobowych

Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa zapytań i kontaktu — udzielenie odpowiedzi na e-maile, telefony, wiadomości z formularzy kontaktowych i zapytania o ofertę.
2. Rezerwacje i pobyty hotelowe — obsługa zapytań, rezerwacji, przyjazdów, pobytów, płatności i związanych z nimi dokumentów, w tym z wykorzystaniem właściwych systemów rezerwacyjnych i hotelowych.
3. Zamówienia w Restauracji Smuga Cienia i Mazurskiej Cukierni — przyjęcie i realizacja zamówienia WooCommerce, przygotowanie produktów, obsługa odbioru osobistego, kontakt z klientem i obsługa ewentualnych zmian zamówienia.
4. Płatności — przekazanie danych niezbędnych do realizacji płatności online przez ING Pay, obsługa indywidualnych linków płatniczych, rozliczenie płatności i zwrotów.
5. Fakturowanie i obowiązki prawne — wystawianie oraz przekazywanie faktur, prowadzenie księgowości, ewidencji sprzedaży i dokumentacji wymaganej przepisami prawa, w tym z użyciem zintegrowanych narzędzi fakturowania, kiedy są wykorzystywane.
6. Obsługa reklamacji i roszczeń — rozpatrywanie zgłoszeń klientów, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
7. Newsletter i marketing bezpośredni — przesyłanie informacji promocyjnych odpowiednimi kanałami, po uzyskaniu wymaganych zgód; prowadzenie listy subskrybentów i obsługa rezygnacji.
8. Bezpieczeństwo i statystyka — zapewnienie działania Serwisu, ochrona przed nadużyciami, diagnozowanie błędów oraz analizowanie korzystania ze strony w zgodzie z ustawieniami cookies.

§ 7. Narzędzia i usługi zewnętrzne

1. Strona korzysta z systemu WordPress oraz sklepu WooCommerce. Formularze i usługi newsletterowe mogą być obsługiwane przez wykorzystywane w Serwisie narzędzia, w tym WPForms i MailPoet.
2. Rezerwacje hotelowe mogą być obsługiwane z użyciem systemów rezerwacyjnych, w tym Profitroom, oraz wewnętrznych systemów hotelowych, w tym KWHotel, w zakresie niezbędnym do realizacji usług.
3. Płatności internetowe w sklepie oraz wybrane płatności za pomocą linków obsługuje ING Pay (ING Bank Śląski S.A.). Po przejściu do środowiska płatniczego użytkownik powinien zapoznać się również z informacjami o prywatności operatora.
4. Administrator korzysta z usług hostingu, obsługi poczty elektronicznej oraz zabezpieczeń witryny. W przypadku automatyzacji faktur wykorzystuje lub może wykorzystywać system wFirma oraz integrację WooCommerce z systemem fakturowania.
5. Jeżeli w Serwisie aktywne jest Google Analytics lub osadzone są treści z serwisów społecznościowych, takie jak Facebook, Instagram czy TikTok, korzystanie z tych rozwiązań może wiązać się z przetwarzaniem danych przez właściwych dostawców zgodnie z ich zasadami. Cookies wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.
6. Zakres rzeczywiście aktywnych narzędzi i technologii śledzących powinien być zgodny z informacjami widocznymi w panelu ustawień cookies Serwisu.

§ 8. Kategorie zbieranych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może zbierać:

1. Dane kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania lub korespondencji.
2. Dane rezerwacyjne i hotelowe — informacje o terminie i rodzaju rezerwowanej usługi, liczbie gości, preferencjach związanych z rezerwacją oraz dane niezbędne do realizacji i rozliczenia pobytu.
3. Dane zamówień sklepowych — imię i nazwisko, dane do faktury, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, informacje o wybranych produktach, cenie, numerze zamówienia oraz dacie i godzinie odbioru.
4. Dane rozliczeniowe — dane firmy i NIP, jeżeli nabywca je podał, historia i status płatności, identyfikatory transakcji, informacje o zwrocie środków i dokumentach sprzedaży. Szczegóły autoryzacji płatności są przetwarzane przez operatora płatności.
5. Dane związane z reklamacjami — opis zgłoszenia, dowody zakupu i dokumentacja potrzebna do rozpatrzenia sprawy.
6. Dane newslettera — przede wszystkim adres e-mail, informacje o wyrażonej zgodzie, jej zakresie i ewentualnym wycofaniu.
7. Dane techniczne — adres IP, identyfikatory cookies i sesji, informacje o przeglądarce oraz urządzeniu, data i godzina połączenia, odwiedzone podstrony i zdarzenia techniczne, w zakresie wynikającym z działania witryny i wybranych ustawień prywatności.

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do realizacji odpowiedniej usługi, np. zamówienia lub rezerwacji. Niepodanie tych danych może uniemożliwić wykonanie żądanej czynności. Zapis do newslettera nie jest warunkiem zakupu.

§ 9. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

1. Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania.
2. Do kategorii odbiorców należą w szczególności:
- dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej, poczty elektronicznej, utrzymania strony i zabezpieczeń;
- operatorzy płatności, w szczególności ING Bank Śląski S.A. obsługujący ING Pay;
- dostawcy oprogramowania hotelowego, systemów rezerwacyjnych i narzędzi obsługi zamówień, w zakresie niezbędnym do realizacji danej usługi;
- dostawcy systemów księgowo-finansowych i fakturowania, w tym wFirma, gdy ich usługi są wykorzystywane, oraz podmioty świadczące obsługę księgową;
- dostawcy narzędzi e-mailowych, newsletterowych oraz analitycznych — odpowiednio do używanych funkcji i udzielonych zgód;
- uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.
3. Odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające w imieniu Administratora albo jako samodzielni administratorzy danych, stosownie do charakteru usługi i przepisów prawa. Z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora zawierane są wymagane prawem umowy powierzenia.
4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych swoich klientów podmiotom trzecim.

§ 10. Sposób przetwarzania i przekazywanie danych poza EOG

1. Dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, stosownie do celu, z zachowaniem zasad zgodności z prawem, minimalizacji danych oraz odpowiedniego bezpieczeństwa.
2. Korzystanie z zewnętrznych narzędzi internetowych może wiązać się z dostępem do określonych danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Nie należy utożsamiać automatycznie takich danych z danymi anonimowymi.
3. W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator stosuje odpowiednie mechanizmy zgodne z rozdziałem V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeżeli dotyczy danego odbiorcy, albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacje o mechanizmach zastosowanych w konkretnym przypadku można uzyskać u Administratora.
4. Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, o którym mowa w art. 22 RODO, o ile nie wskazano wyraźnie inaczej w informacji dotyczącej konkretnej usługi.
5. Narzędzia analityczne lub marketingowe, jeżeli są aktywne, mogą wykorzystywać dane dotyczące aktywności użytkownika do statystyk lub dopasowania treści. Szczegóły powinny być prezentowane w ustawieniach cookies oraz informacjach właściwych dostawców.

§ 11. Podstawy prawne przetwarzania

1. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa lub działania przed zawarciem umowy: obsługa rezerwacji, przyjmowanie zamówień, ich przygotowanie i wydanie, komunikacja dotycząca zakupu oraz płatności w zakresie niezbędnym do wykonania umowy.
2. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny: wystawianie i przechowywanie dokumentów sprzedaży, realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z prawa.
3. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora: zapewnienie bezpieczeństwa systemów, obsługa korespondencji niezwiązanej z wykonywaniem umowy, ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, a także niezbędna administracja Serwisu — z poszanowaniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.
4. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda: działania wymagające zgody, w szczególności określone cele marketingowe, newsletter oraz stosowanie niektórych plików cookies, z uwzględnieniem przepisów szczególnych dotyczących komunikacji elektronicznej.
5. Zgoda na komunikację marketingową jest odrębna od akceptacji regulaminu i nie jest warunkiem realizacji zamówienia. Można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

§ 12. Okres przechowywania danych

1. Dane dotyczące rezerwacji i zamówień są przechowywane przez czas potrzebny do zawarcia i wykonania umowy, obsługi reklamacji oraz przez dalszy okres wymagany przez prawo lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
2. Dokumentacja podatkowa, księgowa oraz faktury przechowywane są przez okres wymagany właściwymi przepisami, co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wynoszącego 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków zawieszenia lub przerwania biegu tego terminu.
3. Dane związane z korespondencją i zgłoszeniami są przechowywane przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie — jeżeli jest to uzasadnione — do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, z możliwością zachowania niezbędnych dowodów udzielenia lub wycofania zgody przez okres uzasadniony przepisami i ochroną roszczeń.
5. Dane konta klienta są przetwarzane przez okres utrzymywania konta, z zastrzeżeniem danych zamówień i rozliczeń, które muszą pozostać w dokumentacji na podstawie innych podstaw prawnych.
6. Dane techniczne, logi oraz identyfikatory cookies są przechowywane przez okres niezbędny do celu ich używania; szczegółowe czasy działania cookies zależą od ustawień i aktywnych narzędzi Serwisu.
7. Żądanie usunięcia danych nie powoduje usunięcia informacji, które Administrator musi dalej przechowywać na podstawie prawa lub w celu ochrony uzasadnionych roszczeń.

§ 13. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, w zakresie przewidzianym w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania ich kopii oraz informacji o przetwarzaniu.
2. Przysługuje jej prawo sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
3. W sytuacjach określonych prawem przysługuje prawo do usunięcia danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania. Prawa te mogą podlegać ustawowym ograniczeniom, m.in. ze względu na obowiązki księgowe i podatkowe.
4. W przypadkach przewidzianych w RODO przysługuje prawo do przenoszenia danych i prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora.
5. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją w każdej chwili wycofać. W przypadku newslettera można skorzystać także z linku rezygnacji zamieszczonego w wiadomości, jeśli jest dostępny.
6. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezesa UODO). Informacje o organie nadzorczym dostępne są na https://uodo.gov.pl/.
7. Żądania dotyczące danych osobowych można składać drogą elektroniczną na adres recepcja@hotelconrad.pl lub pisemnie na adres Administratora.
8. Administrator udziela informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem co do zasady w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania; w przypadkach przewidzianych prawem termin ten może zostać przedłużony, o czym osoba zgłaszająca żądanie zostanie poinformowana.

§ 14. Kontakt z Administratorem

1. W sprawach dotyczących prywatności, danych osobowych i realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się:
- e-mail: recepcja@hotelconrad.pl;
- listownie: Ośrodek Żeglarstwa i Turystyki Wodnej CAMP-PISZ Marek Łachacz, Aleja Turystów 11, 12-200 Pisz;
- telefonicznie: +48 87 423 04 59.
2. Wnioski dotyczące dostępu do danych, ich poprawienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia lub wniesienia sprzeciwu można przesłać e-mailem. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby występującej z żądaniem, jeżeli jest to uzasadnione.

§ 15. Wymagania techniczne i zarządzanie cookies

1. Ograniczenie działania cookies niezbędnych może utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z koszyka, formularza zamówienia, logowania i niektórych innych funkcji Serwisu.
2. Cookies analityczne i marketingowe wymagające zgody powinny pozostawać wyłączone, dopóki użytkownik nie podejmie dobrowolnej decyzji o ich zaakceptowaniu.
3. Użytkownik może w każdym czasie zarządzać preferencjami cookies w panelu dostępnym na stronie oraz w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niewymaganych do działania strony nie powinno uniemożliwiać podstawowego przeglądania oferty.
4. Szczegółowy wykaz wykrywanych cookies, ich dostawców, celów i czasu działania powinien być udostępniany w aktualnym panelu ustawień cookies Serwisu.

§ 16. Linki do serwisów zewnętrznych

1. Serwis może zawierać linki do stron i usług innych podmiotów, w tym zewnętrznych systemów rezerwacyjnych, operatorów płatności oraz serwisów społecznościowych.
2. Po przejściu do witryny zewnętrznej przetwarzanie danych może odbywać się na zasadach określonych przez jej operatora. Administrator zaleca zapoznanie się z odpowiednią informacją o prywatności przed przekazaniem danych takiemu podmiotowi.
3. Niniejsza Polityka nie zastępuje informacji o przetwarzaniu danych przekazywanych przez zewnętrznych administratorów, w szczególności przez operatora płatności ING Pay.

§ 17. Zmiany w Polityce prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w przypadku zmiany przepisów, sposobu korzystania z danych, zakresu usług lub technologii wykorzystywanych w Serwisie.
2. Aktualna wersja jest publikowana na stronie https://hotelconrad.pl/polityka-prywatnosci-i-rodo/ wraz z datą aktualizacji.
3. Istotne zmiany dotyczące przetwarzania danych będą komunikowane osobom, których dotyczą, w sposób wymagany przez prawo i odpowiedni do charakteru zmiany. Sama zmiana Polityki nie zastępuje wymaganej zgody na nowy cel przetwarzania.
4. Niniejsza wersja Polityki została zaktualizowana dnia 17 października 2026 r.